Also, aus Wiesbaden (ist ja auch Hessen ) kenne ich es folgendermaßen:
Wenn bei einem Schüler der Förderbedarf erstmals festgestellt werden soll (darum gehts doch, oder?), dann muss bis spätestens 15.12. der Antrag dazu beim zuständigen BFZ eingehen. Den Antrag füllt in der Regel die Klassenlehrerin in Verbindung mit der Förderschullehrerin (falls vorhanden) aus, er muss aber auch von Schulleitung und Eltern unterschrieben werden. Wichtig dabei ist tatsächlich die Elternunterschrift, da sie mit dem ganzen Verfahren einverstanden sein müssen.
Nachdem der Antrag fristgerecht beim BFZ einging, wird von dort aus eine Förderschullehrkraft beauftragt, eine Stellungnahme zu schreiben und anschließend (nach nochmaliger Prüfung der Stellungnahme durch das BFZ) einen Förderausschuss abzuhalten. An diesem Förderausschuss nehmen KL, SL und Eltern teil und er wird durch die Förderschullehrkraft geleitet, die die Stellungnahme geschrieben hat. Hier wird dann auf Grundlage der Stellungnahme gemeinsam darüber entschieden, ob ein Förderbedarf festgestellt wird oder nicht und welche Fördermaßnahmen notwendig sind. Wichtig ist dabei die Einstimmigkeit des Förderausschusses. Wenn sich also eine der Parteien gegen den Förderbedarf stellt, wird es schwierig und das ganze Verfahren geht zurück ans Schulamt. Daher sollte vorher ein Konsens hergestellt werden, was deutlich macht, warum die Eltern möglichst schon bei Antragstellung mit ins Boot geholt werden sollten.
Ich hoffe, diese Beschreibung hilft etwas weiter. Ich würde mal davon ausgehen, dass das in anderen Schulamtsbezirken ähnlich ist. Das hier ist jedenfalls das Vorgehen in Wiesbaden.