Ich bin mir nicht sicher, ob ich das Problem verstanden habe.
a) Wir haben Pappmappen in bestimmten Farben,
die Farben gehören zu einem Fach und sind in der ganze Schule einheitlich.
b) Wir haben Arbeitshefte für D und Mathe, die Verbrauchsmaterial sind und an der Schule verbindlich eingesetzt werden.
Bleiben Reste, überlegt jede Lehrkraft selbst, ob sie die Materialien am Ende des Jahres mit nach Hause gibt oder in der Schule liegen lässt.
c) Wir haben differenziertes Material in Form von Arbeitsheften oder Mappen oder Hängeregistern, das für die einzelnen Kinder gilt, z.B. Förderkinder Lernen/ GE / Sprache/ Hören oder Kinder, die gerade Deutsch lernen.
Diese Sachen werden zumeist über mehrere Jahre eingesetzt. Damit es nach den Ferien noch aufzufinden ist, lasse ich solche Sachen auch in der Schule, es sei denn, sie sind abgearbeitet.
Nur, weil an irgendeiner Stelle auf einem Heft eine 1,2 oder 3 aufgedruckt ist, bedeutet das nicht, dass man diese Materialien nur in diesen Klassenstufen einsetzen darf. Das beziehe ich vor allem auf Übungshefte und Lineaturen.
Sollte es dir ansonsten um das Chaos bei Hefteinträgen und Mappenführung gehen, kannst du nach "Hefterheft" suchen oder in diesem Forum lesen:
https://www.4teachers.de/?action=showtopic&dir_id=668207&topic_id=36048