mache ich von jeder Rechnung, die ich erhalte, mit dem Scanner eine elektronische Kopie, die ich auf meinem Computer speichere. Zusätzlich erfasse ich alle Rechnungen in einer Tabelle, in der ich auch vermerke, wann ich welche Rechnungen bei Beihilfe und/oder Versicherung einreiche. Auch die Kostenaufstellungen für Beihilfe und Versicherung scanne ich ein und speichere sie ab. Zusätzlich drucke ich alle diese Dinge aus und hefte sie sortiert in einem Ordner ab - meine kleine Tochter könnte ja auch mal auf die Idee kommen, meinen Computer zu gießen, damit er noch etwas größer wird.

Bei un in RLP werden inzwischen auch bei der Beihilfe alle Rechnungen nur noch gescannt und danach vernichtet - darauf wurde ich aber deutlichst hingewiesen und auch deutlichst darauf aufmerksam gemacht, dass es meine eigene Verantwortung ist, die Originale aller meiner Rechnungen aufzuheben. Meine Krankenkasse (DBV) hat es nicht anders gemacht, ich wurde ein gutes halbes Dutzend mal darauf hingewiesen, dass ich keine Originale einschicken darf und mir immer eine Rechnung aufheben muss.

Im Umgang mit Behörden, Firmen, Handwerkern, Banken (!), Versicherungen, Vorgesetzten etc. gilt eigentlich immer ein und derselbe Grundsatz: "Cover your a$$ with memos." Dokumentiere alles, was du einreichst, widersprichst, an Abmachungen triffst etc. doppelt und dreifach, lass dir alles schriftlich bestätigen, dann hast du im Streitfall immer die besseren Karten.

@ivy81: Im Zweifelsfall musst du belegen können, dass du die Rechnung tatsächlich eingereicht hast - wenn du das nicht kannst, hilft auch der schönst formulierte Widerspruch nichts. Du _musst_ davon ausgehen, dass bei Beihilfe und Krankenkasse auch mal Fehler passieren. Dort arbeiten schließlich auch nur Menschen. Darum sichere dich ab, indem du selber alles penibel dokumentierst.

Der Fehler muss aber nicht immer zwingend bei der KK liegen. Neulich fehlte mir auf einer KK-Abrechnung eine Rechnung. Ich habe dort angerufen, und durch Vergleichen der jeweiligen Unterlagen kamen wir im Gespräch darauf, dass ich statt dieser Rechnung eine andere doppelt eingereicht hatte. Mein Fehler, den ich bei der nächsten Abrechnung begleichen kann, indem ich die Rechnung diesmal richtig beilege.

Ebenso wie die Beihilfestelle erfasst auch die Krankenversicherung die Belege elektronisch. Auf gutdeutsch, sie wérden gescannt. Dies passiert häufig in einem ausgelagerten "document center". Dies kann auch von Externen betrieben werden, also nicht bei der Versicherung angestellten Mitarbeitern.

Die häufigste Fehlerquelle bei der Datenerfassung ist dann darauf zurück zu führen, dass Dokumente zusammengeklammert oder getackert sind. Die zuzammenhängenden Dokumente werden dann zusammen eingezogen und so wird nur das "erste" Blatt erfasst.

Es widerstrebt jedem von uns, die Unterlagen einzeln, als "lose Blätter" einzutüten und zu verschicken, denn sie könnten ja verloren gehen. - Und weil wir so ordnungsliebend und ängstlich sind, klammern wir die Belege. So legen wir dann selbst die Grundlage für den späteren Fehler im Prozess. Es ist wie immer, Prozess und Lebensgewohnheiten der Individuen passen nicht zusammen. Nur eines wird bestimmt nicht geändert. Und das ist der Prozesss der Datenerfassung

velangt die Originalrechnungen!

Da wird das papierlose Büro propagiert und dann kommt die Empfehlung von missmarpel die Belge nicht nur einzuscannen, sondern das ganze auch nochmal auszudrucken.
Meiner Meinung wäre es sinnvoller die Daten in regelmäßigen Abständen (oder automatisch)zu sichern. Absolute Sicherheit gibt es sowieso nicht (die kleine Tochter könnte ja auch das Haus abfackeln).

Da hast Du mich falsch verstanden oder den verkehrten zitiert.

Ich schrieb, dass die Versicherung und die Beihilfe die Unterlagen scannen; Stichwort elektronische Akte oder wie Du sagst papierloses Büro.

Dass die Versicherung um das Original der Rechnung bittet ist doch klar. Nur nach dem Scan werden die Originale eben nicht mehr 10 Jahre aufbewahrt.

Wo du gerade die "losen Blätter" erwähnst: Dazu fällt mir ein, dass meine PKV auf ihren Vordrucken einen Satz druckt, über den ich mich stets aufs Neue totlachen könnte: Da kommt zuerst
"Bitte klammern und heften Sie die Belege nicht, da diese einzeln gescannt werden" soweit, so gut, und jetzt kommts:
"Wenn Sie die Belege bisher nicht geklammert und geheftet haben, fühlen Sie sich von diesem Hinweis bitte nicht angesprochen"

Sorry, du hast recht. Die Aussagen auf die ich mich bezogen haben, waren nicht von dir sondern standen im Beitrag davor.