Lehrkräfte haben wie bei jeder Dienstreise auch bei genehmigten Schulfahrten einen Anspruch auf Erstattung der Reisekosten. Diese umfassen Fahrtkosten, Tagegeld, Übernachtungsgeld und Nebenkosten, wie z.B Eintrittsgelder.

Da Reisekosten für Schulfahrten selten für die ganze Schule ausreichen, werden Lehrer oft gebeten, ganz oder teilweise darauf zu verzichten. Es ist aber nicht gestattet, die Genehmigung einer Schulfahrt davon abhängig zu machen. Angestellte Lehrkräfte haben einen Rechtsanspruch auf Erstattung (siehe Landesarbeitsgericht Hamm).

Reisekosten für Schulfahrten werden in den meisten Bundesländern nur gekürzt beglichen. Der entsprechende Erlass in NI sieht z.B. eine Kürzung des Tagegelds um 50 % bei Inlandsfahrten und um 20 % bei Auslandsfahrten vor. Nebenkosten werden bis höchstens 12,50 Euro je Schulfahrt erstattet.

Die Differenz zwischen den erstatteten Reisekosten des Dienstherrn und den steuerlich relevanten Dienstreisesätzen kann beim Lohnsteuerjahresausgleich bzw. bei der Einkommensteuererklärung angesetzt werden.

Zu Reduzierung der Reisekosten sollen z.B. in NI Freiplätze, die Lehrkräften angeboten werden (z.B. von Jugendherbergen, der Deutschen Bahn AG oder Busunternehmen), auch genutzt werden. Keinesfalls aber dürfen durch eine Umlage auf die SuS die Reisekosten für Lehrer reduziert werden.